【初めてのオンラインインターンに】事前準備、当日運営のコツは?

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【Zoom仕様】オンラインインターン運営のノウハウ
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22卒学生2000名超に「夏インターン」について質問したところ、95% が夏インターンにエントリー
していることがわかった2020年夏。

「いよいよ自社主催で、オンラインインターンを!」という企業も増えてきている頃かと思われます。

しかし、はじめてのオンライン開催に、インターンの内容の設計は終えたものの、インターン当日、
運営が滞りなく進むか不安な担当者さまも多いはず。

インターンに使用するオンラインツールの機能面も勿論、当日の雰囲気づくりやトラブル対応など、
オンラインならではの距離感の掴みづらさをはじめ、悩みのタネは尽きません。

そこで今回、「Zoomミーティング」を使用したオンラインインターンについて、事前準備・当日運営の
ポイントをまとめました。

そもそもZoomってどんなツール?事前にすべき設定は?
当日運営をスムーズに行うには何人必要?
予期せぬハプニング!突然回線がきれたら?どう対策すればよい?
場が温まりやすいアイスブレイク設計はある?
座談会で学生からの質問が途切れないようにするには?

など、キャリア教育支援NPO en-courage(エンカレッジ)と株式会社RECCOOが実際にオンラインイベント・
インターンの運営をした上で蓄積したナレッジを余すところなく掲載しました。

夏インターン、そして秋冬インターンと、はじめてのオンラインインターンが控える担当者さま必見の
運営ガイドとなっておりますので、ぜひお役立てください。


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Zoom初心者も安心!機能を最大限に使用できるスタンダードガイド



「Zoom」とは、PC・スマートフォンを使用して、テレビ会議のように映像・音声で気軽にコミュニケーションを
とることができるオンラインミーティングツール。

オンライン採用がスタンダードになりつつある今、様々なオンラインツールを各社使用しているかと思いますが
他のツールではミーティングに参加するアカウント同士のID交換などが必要になることも。
しかし、「Zoom」では開催するミーティングへの「招待ID」「パスワード」を付与すれば誰でもすぐに
参加できるのも特徴の一つです。

機能面については、今回はオンラインインターンを開催する上でよく使用する機能について特筆しています。


オンラインインターン内で、ワークやディスカッションなど、学生をグループに分けたい時に活躍するのが
「ブレイクアウトルーム」機能。

PC参加しているミーティング参加者を任意のグループ数、人数に別々のセッションに分割することができる
「Zoom」特有の機能です。

使用には事前の準備が必須。
上記のガイドを使用して万全の準備をしましょう。

最も回避したいトラブル!通信環境に関するハプニングを回避するための事前準備は欠かさず

オンラインインターンをはじめて自社開催する上での一番の不安のタネといっても過言ではないのが、
インターン開催中の予期せぬハプニング。
特にオンラインであるがゆえの 通信環境に関するハプニング は、学生側もオンラインインターン参加経験が
まだまだ多くないこともあり発生可能性の高いハプニングであり、インターンの流れを止めてしまう致命的な
ものになります。

そこで事前準備として、

・Zoom以外の連絡経路をつくっておく
・参加者に【通信環境の良い場所でPC参加】することを喚起する

以上を必ずしておくことをおすすめします。

自社のインターン開催環境の整備をしておくのは勿論ですが、学生には自宅をはじめそれぞれの環境から
インターンに参加してもらうことになります。
また、先述した通り、「ブレイクアウトルーム」機能を使用するには、学生のPC参加が必要です。
通信環境の確保と、もし落ちてしまった場合の連絡手段の確保の2つは事前連絡しておきましょう。

学生側も登壇者側も不安にさせない!間延びしない「社長・社員講演」の設計とは?

話す対象である学生が実際に目の前にいないこと、講演に耳を傾ける学生の反応が見えないことで、

「伝えたいことが学生に伝わっているのか?」
「そもそも講演が通信に乗っている?通信状態が悪く、講演が学生に届いていないのではないか?」……など

講演中にも関わらず、話している本人が講演に集中できないという可能性もあります。

オンラインでも対面と遜色ない講演を届けるための策として、

・講演に入る前に、学生に「講演を聴く姿勢・リアクション」についてのルールをアナウンスする
・1人の登壇者に場を丸ごと預けるのではなく、対談形式にして、学生が聴きやすい講演にする

など、講演を聴く側の学生と講演を届ける側の企業の双方のことを考えた設計を心がけましょう。



******

レポート本編では他にも、

・運営人数
・学生グループ分けの際の人数設定
・様々あるZoom内の機能設定

などをはじめとした、インターン実施前の事前準備や、

・アイスブレイクの盛り上げ方
・グループワーク時の効率良い作業形式
・座談会や懇親会の雰囲気づくり

などの当日運営にまつわる注意点などについても触れています。

「Zoom」を使用する前提の機能説明等がありつつも、他ツールを使用しても参考にしていただけるポイントも
多数掲載しております。
ぜひ本レポートを、今後も続くオンライン採用活動にお役立てください。


▼キャリア教育支援NPO en-courage(エンカレッジ)とは?

日本全国100以上の大学に支部を持ち、
これまでに【10万人以上の学生】の就職活動を支援してきたキャリア教育支援NPO。
「日本の就活を変える」というビジョンに共感いただく企業様も日々増えています。
エンカレッジを活用する学生は20卒約3万人、21卒約5万人と、会員数を次第に伸ばし、22卒会員数は8万人見込みとなっております。

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株式会社RECCOO は、エンカレッジと包括的業務提携を結び、上位校を中心とした学生の採用を継続的にサポートしています。月間100万PVを誇る求人媒体への情報掲載や、イベント開催やご送客を通じた接点創出、さらには学生との面談を通した個別紹介など幅広いサービスを展開しております。
これまでに300社以上の企業様とのお取引がございます。

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